コラム

機密文書の分類と適切な処理方法とは?

社外秘とされる情報や、上層部にしか開示されない情報など、企業内ではさまざまな機密文書が存在しています。機密文書といわれると「他人に漏らしてはいけない情報」だと漠然と理解はしているかもしれません。

けれど、機密文書にはどのような分類があり、どのように処理をすれば良いのか、皆さんはご存知でしょうか?

今回は、さまざまな情報を扱っていく中で意外と知らない機密文書の分類と、適切な処理方法をご紹介していきます。

 

 

 

◆機密文書の3つの分類

 

機密文書とは、「企業に関する極めて重要で秘密保持が必要な文書」であると定義づけられています。

そして、その機密情報が漏洩してしまった時の影響度により大きく3つに分類されます。

 

①極秘文書

企業の経営に直結する、最も厳重に保持すべき文書です。未公開の研究結果や、プロジェクト内容など漏洩することにより企業に多大な損失を与える恐れのある文書を指します。

 

②秘文書

極秘文書に次いで秘密であることを求められる文書であり、社内であっても関係者のみしか閲覧することができない体制が必要となります。例えば、重要契約書や人事関連の個人情報などが秘文書にあたります。

 

③社外秘文書

社内での共有は許されますが、社外で漏らしてはいけない文書です。顧客情報や、営業企画書など社外に漏洩すると不利益を被る可能性のある文書を指します。

 

 

◆機密文書の漏洩による法律上のリスクとは

 

機密文書もさまざまな基準により企業で管理されていることが分かりました。漏洩することにより企業に損害を与える可能性がある機密文書。その機密文書に関する法律はあるのでしょうか?

 

法律上は「不正競争防止法」が定めている「営業秘密」という言葉が機密文書と近い概念で使われています。

それでは、営業秘密とは具体的にどのようなものを指すのでしょうか。

下記3つの条件全てにあてはまるものが「営業秘密」として認められます。

 

・秘密として管理されていること

・生産方法、販売方法、そのほか事業活動に有用な技術上又は営業上の情報であること

・公然と知られていないこと

 

営業秘密と認められる機密文書が不正に侵害されたとき、刑事罰に問われ「10年以下の懲役若しくは2000万円以下の罰金」などの重い罰則が与えられます。

法的にも罰則が科せられる可能性のある機密文書は軽率に扱わず徹底した管理と、処理が求められます。

 

 

 

◆機密文書の適切な処理方法

 

機密文書が漏洩しないためにも、適切な処理を行う必要があります。

機密文書の処理にもさまざまな方法があるため、それぞれのメリットとデメリットとともに具体的な処理方法をご紹介していきます。

 

●オフィスシュレッダー

社内のシュレッダーで裁断するため、セキュリティが高い処理方法です。デメリットとしては処理する文書量が多いとシュレッダーにかける作業や清掃に手間がかかります。またシュレッダーにかけた紙はリサイクルされづらく、ごみとしての回収コストがかかります。

 

●焼却処分

焼却工場へ搬入し、焼却処理する方法です。メリットとしては文書量が多い場合も迅速に処理が可能である点です。デメリットとしては配送が必要であるためセキュリティ面が低いこと、再利用は不可能でかつ、焼却によるダイオキシンの発生など環境面で問題視される点があります。

 

●直接溶解

溶解処理工場へ搬入し、溶解処理する方法です。段ボールで封をしたまま溶解が可能であるため、第三者の目にも触れづらく、機密文書をまとめて処理することができることがメリットといえます。デメリットとしては機密文書の配送などで、タイムリーに処理を行えないため、セキュリティ面での懸念点があります。

 

 

 

◆最後に

 

いかがでしたか?あなたのオフィスでは適切に機密文書を処理できているでしょうか。

機密文書が適切に処理されていないため、情報が漏洩してしまうと企業への損害だけでなく、法的にも罰則が科せられる場合があります。

 

この機会に、機密文書の管理体制や処理方法を見直してみましょう。

 

また弊社グリ―ンロジテックでも「機密文書の溶解処理」を行っています。

機密文書の処理をご検討される際は、お気軽にグリ―ンロジテックまでご相談ください。